_DSC1568.jpg

Introduktion til
Red Dot Session

workshoppen

(ca. 15 min. læsning – hent lige en kop god kaffe først)

 

Hvorfor?

Idéer er der ofte nok af. Nogle idéer ligger lige til højrebenet og skal bare fyres af, nogle har ligget og slumret i mange år og andre er så nye at de endnu ikke er helt færdigbagt i medarbejdernes fantasi.


Men alle idéer har værdi – enten som dele af et større billede eller alene. Selv dårlige idéer (for ja, de findes bestemt) kan bidrage til at gode idéer opdages og styrkes.


Nogle gange skabes helt nye idéer af at se gamle idéer i et anderledes lys. Men vigtigst er at en idé først får værdi og bliver til innovation når den bliver til handling og nogen fører den ud i livet. En god Red Dot Session resulterer i at virksomheden oplever en eller flere af følgende effekter:

  • Fælles erkendelse af forskellen på hvad der er ”fremtidig retning” og hvad der er ”nutidens opgaver”

  • Idéer og konkrete initiativer får farver: Blå, grøn, gul og rød. Det giver et fælles sprog og en mere intuitiv kommunikation

  • Alle deltagere føler sig hørt, set og anerkendt som en brik i virksomhedens innovation

  • Klarhed over hvilke initiativer der er must-win-battles og hvilke der er
    nice-to-have

  • Enighed om hvem der er tovholder på de opgaver teamet i fællesskab definerer

  • Det bliver synligt at der ikke kun er én retning fremad og at vi ikke nødvendigvis skal kende alle fremtidens muligheder inden vi kan drive innovation i dag

  • Teamet står bedre sammen fordi de i fællesskab har set og vurderet flere mulige fremtidsscenarier – også selvom de ikke nødvendigvis er enige om hvilke der er de bedste

 
2019-03-29%2009.53_edited.jpg
img_3424.jpg
img_3413.jpg
img_3418.jpg
img_3414.jpg
img_3425.jpg
img_3420.jpg
2019-03-29 11.31.42.jpg
2019-06-28 15.08.00.jpg
 

Hvad det er og hvad det ikke er...

En Red Dot Session er ikke en tryllestav der fremtryller en revolution. Det er derimod et simpelt og motiverende værktøj til krystallisering og prioritering af visioner, idéer og umiddelbare opgaver. En Red Dot Session kan gennemføres på 10 minutter eller 10 timer. Den visuelle og konkrete opdeling af idéer, opgaver og retning kan sagtens bruges helt uden at gennemføre en hel session med alle fire skridt – alene at begynde at omtale initiativer som ”en rød idé” eller ”en grøn prik” i den daglige kommunikation i virksomheden giver en øget fælles erkendelse/et fælles sprog.


Hvis de fire farver begynder at blive brugt af medarbejdere i hverdagens samtaler er missionen lykkedes og en fælles forståelse af forskellen på ”retning” og ”opgaver” resulterer i en slags kontinuerlig Red Dot Session.


Og begynd gerne med at fortælle deltagerne at det er diskussionen der er målet – posteren og modellen giver blot diskussionen ”krop” og struktur.

 

Modellen og innovationsfarverne

Inden I går i gang er det vigtigt at starte med at forklare den grundlæggende model: Innovationsfarverne. Den grå bold repræsenterer virksomheden og målet er naturligvis at få bolden til at rulle så hurtigt fremad som muligt.

 
Red Dot modellen.png
 

Først de blå prikker. Her parkeres idéer og projekter der burde have været gennemført for længst. Det er farven for opgaver som ikke længere er relevante for virksomhedens fremtid. De blå prikker/projekter er altså ikke ligegyldige – de er bare ikke en del af innovationsrejsen gående fremad. Der er styr på hvad vi skal (eller ikke skal) med dem.


De  grønne prikker er de organiske udviklingsprojekter, som stort set alle virksomheder bruger 80-90% af deres tid på. Her drejer det sig om inkrementiel udvikling – om at forbedre eksisterende løsninger og sikre, at det vi tilbyder kunderne, passer til markedets aktuelle behov og det vi ved med sikkerhed vi får brug for. Med andre ord: At bruge værktøjer vi allerede har i værktøjskassen, på måder vi er fortrolige med at bruge dem.


De gule projekter er initiativer hvor vi kombinerer eksisterende produkter og tjenester på nye måder eller tilføjer en ny ingrediens for at nå nye markeder eller løse udfordringer, som vi ikke har adresseret før. Altså at bruge velkendte værktøjer – men bruge dem på nye måder.


I de røde prikker eksperimenterer vi og udforsker radikale og potentielt ”disruptive” tendenser og teknologier. Ofte uden fra starten at vide, hvad vi vil lære i processen. De røde prikker starter ofte med spørgsmålet ”Hvad nu hvis…?” og er så langt udenfor komfortzonen at vi måske bliver en lille smule skræmte.

 

Lige frem er fint nok – men er der flere mulige retninger?

I en Red Dot Session fokuseres ikke blot på at vi skal fremad (X). Vi tilføjer den lodrette akse, Y og Z. For hvem siger at vores virksomhed nødvendigvis skal fortsætte med at rulle i præcist samme retning i fremtiden bare fordi vi har bevæget os i et fast spor indtil nu? Ved at tilføje Y og Z åbnes der for at de gule og røde prikker sagtens kan ligge udenfor den retning vi forestiller os i dag. Hvad Y og Z betyder viser sig mere eller mindre af sig selv i løbet af det fjerde skridt i jeres Red Dot Session.

 

Workshoppens fire skridt:

 
 

Step 1: Glem begrænsningerne!

  • Alle byder ind med det vi gør nu og hvad vi kunne gøre.

  • Vent med spørgsmålet om vi burde gøre det, bare tøm hjernen for idéer og tanker.

  • Dette skridt sikrer at alle deltager på en tryg måde og uden at nogen forventer at vi allerede har svarene. Opfordr alle til at bidrage – også selvom det de kommer med virker åbenlyst eller langt ude. Dette skridt er en god opvarmning og danner grundlaget for resten af workshoppen – sørg for at alle er med.

 

Poster 1 (170x100 cm, medfølger i materialepakken)

Screenshot 2019-12-26 00.31.16.png
 

Uddybende forklaring på Step 1:

1A 
Brug 5-7 minutter på at sætte Post-It’s på A der i få ord beskriver hvad I
i dag leverer til de eksisterende kunder. Der er ingen regler – bland gerne værdier med konkrete produkter. Få det hele ud. Det er OK hvis flere sætter den samme værdi/produkt/service på – bare alle byder ind med et eller andet. At udfylde A er opvarmningen til B, C og D, så stop enhver diskussion og bare få en masse Post-It’s på!  

1B 
Fortsæt med B. 5-7 minutter hvor fantasien sættes i gang: Hvis vi nu skulle tilbyde vores eksisterende kunder noget de ikke har fået fra os før, hvad kunne det så være? Igen, få alt hvad der falder gruppen ind skrevet ned på en Post-It og sat op.

1C 
Tag skridtet videre. Hvis nu vi skulle gå efter nye markeder med de produkter/ydelser/processer vi allerede har styr på i vores eksisterende setup, hvilken muligheder falder jer så ind?

1D 

Sidste opvarmnings-kategori er D – hvis vores eksisterende marked og eksisterende produkter pludselig ikke længere var en begrænsning, hvad kunne vi så lave? Tænk stort! Hvilke processer har vi i dag – og hvad kunne de ellers bruges til? Hvor bevæger vores kunders behov sig hen i fremtiden? Det sker ofte at deltagerne bliver lidt modløse fordi der sikkert er langt flere Post-Its på A, B og C, men det er helt OK – det er diskussionen der følger om lidt det hele handler om.

(Snup lige et billede af denne poster inden I går til næste skridt)

 
 

Step 2: Save your darlings

Her flyttes de Post-It’s der betyder noget for hver enkelt af deltagerne over på den anden poster (Poster 2, se herunder).  

Forklar deltagerne at vi starter ustruktureret og med de umiddelbare tanker. Tænk ikke over retningerne endnu, gruppering og krystallisering kommer om lidt.

Spørgsmålet til dette skridt er:

Hvad er blå, grønne, gule og røde prikker for vores virksomhed lige nu?

  • Følg intuitionen og lad fantasien løbe.

  • Flyt Post-It’s fra den første øvelse over på denne poster men tilføj også gerne nye idéer der opstår i snakken

  • Deltageren siger højt hvad der står på en Post-It når den sættes på

  • Sørg for at alle deltagere sætter Post-It’s på så mange farver som muligt. Opfordr til at alle har budt ind med mindst én på rød.

  • Vær opmærksom på at der helt sikkert vil være Post-It’s tilbage på den første poster – det er helt OK! Dette step handler lige så meget om at vælge til som at vælge fra, og begge valg er værdifulde.

 

Poster 2 (170x100 cm, medfølger i materialepakken)

Screenshot 2019-12-26 00.31.38.png
 

Step 3: Destillér og gruppér.

Når deltagerne har tømt hjernerne (helst indenfor ca. 20 minutter) går vi til næste skridt: Destillér og gruppér.

 
 

Dette skridt foregår ved at tage alle Post-It’s væk fra posteren igen og sætte dem i grupper på en væg eller bare på bordet hvor der er god plads. Mange Post-It’s vil handle om de samme ting eller tendenser – bring disse sammen i grupper. Når posteren er helt tømt, opsummeres hver gruppering på én ny Post-It med én overskrift og et antal underpunkter. På denne måde sikres at alle føler at den Post-It de oprindeligt satte på, nu faktisk også er inkluderet i denne. Brug de store Post-It's i materialepakken til opsummeringen. Sæt eventuelt flere af de store Post-It's sammen som her:

 
Screenshot 2019-12-26 02.19.23.png
 

Hver gang en gruppering er blevet opsummeret på en stor Post-It diskuteres i gruppen hvor den skal placeres tilbage på posteren? Blå, grøn, gul eller rød?

Med andre ord – ved at sætte en af de store Post-It's på farverne betyder det: 

Blå: Post-It skal sættes på blå hvis emnet repræsenterer noget der ikke længere er relevant for innovationsprocessen. Vi tager den blot med for at huske på emnet. Det skal jo stadig gøres...

Grøn: Det her er bare noget vi er enige om vi skal have gjort! Hvis vi sætter den indenfor komfortzonen (den grå bold) er det fordi vi er enige om at faktisk er fuldstændig klar til at tage fat på opgaven hurtigt. Vi har værktøjerne, og vi ved hvordan de bruges. Sætter vi den lige udenfor komfortzonen er der andre ting der skal løses først, eller vi mangler et værktøj inden vi kan tage fat på opgaven.

Gul: Det her er indenfor rækkevidde men ligger lidt ude i fremtiden. Vi har egentlig værktøjerne, men vi ved godt der mangler noget inden vi kan komme i gang med denne opgave. Måske kan vi komme i gang i næste kvartal? Måske tager vi fat på det når den nye afdelingsleder bliver ansat? Måske når budgettet falder på plads?

Rød: Hvis en Post-It repræsenterer et emne der ligger længere ude i fremtiden og mere viser en retning end en egentlig opgave, sættes den i rød. Det er ofte de røde der hjælper os med bedre at kunne prioritere de grønne, men det kommer vi til. Husk blot at de røde er virkelig vigtige, også selvom de virker vilde og urealistiske lige nu!  

 
 

Step 4: Planen bliver til

Når de opsummerede sedler sættes tilbage på posteren stilles helt naturligt nogle grundlæggende og meget vigtige spørgsmål: Er det en grøn prik – altså en opgave vi er enige om skal prioriteres og som vi har værktøjerne til at udføre allerede nu? Og placerer vi den inde i den grå cirkel/komfortzonen (betyder at vi bør tage fat på den i allerede i morgen) eller lige udenfor den grå cirkel (betyder at vi har værktøjerne til at gøre det, men vi venter lige lidt da vi har noget andet der skal ordnes først)?

Er det en gul prik? Altså noget vi sådan set godt kunne sætte gang i med det samme men der er nogle ting vi skal have på plads først (de Post-It’s vi sætter inde i den grå bold).

Eller er det en rød prik? Altså mere en retning/trend end en konkret opgave?

Og nu kommer noget rigtigt vigtigt: Sæt en ansvarlig på det næste skridt! Det behøver bestemt ikke være den person der skal udføre projektet i praksis. Ofte er det jo ikke engang et konkret projekt der er tale om – men det vigtige er at én i teamet har ansvaret for at der sker noget. Stil eventuelt spørgsmålet: ”Hvem kalder mødet om dette?”. Specielt hvis den placeres indenfor komfortzonen i den grå cirkel er det vigtigt at der er påsat en ansvarlig. Hvis det er gule eller røde prikker, er det helt OK at der ikke sættes en ansvarlig på – men måske giver det så mening at sætte en påmindelse/dato på i stedet. Blot for at sikre at ”prikken” ikke bliver glemt.

 
step 4.png
 

Mens de opsummerede sedler sættes tilbage på posteren, er det tid til tale om hvad den lodrette akse kan hjælpe os med at illustrere. X er hvis vi fortsætter som vi arbejder i dag – men hvad er Y og Z?

Tegner der sig et billede af hvad de tre retninger egentlig betyder for vores situation? Kan vi f.eks. blive enige om at pilen opad peger imod nye ”As-A-Service”-ydelser og pilen nedad peger mod nye fysiske produkter? Eller ser det ud som om at opad betyder at vi skal bryde afdelingen op i flere mindre enheder og pilen nedad betyder at vi skal skabe en helt ny afdeling? Der kan være masser af muligheder – og det er helt op til situationen at få gruppen til i fællesskab at blive enige om hvilken vertikal opdeling der giver mening for den udfordring vi arbejder med i denne Red Dot Session.

Husk at minde deltagerne om at det er samtalen og diskussionen i gruppen der målet – posteren og modellen giver blot diskussionen ”krop” og struktur.


Når diskussionen begynder at ebbe ud og deltagerne virker nogenlunde enige om at rækkefølgen på sedlerne er i orden, at de rette ”mødeindkaldere” er sat på og vi har defineret om der er behov for Z og Y har lederen en sidste chance for at komme med indsigelser. Á la ”Erik, er du cool med rækkefølgen på de sedler du er sat på?”

(Snup også lige et billede af denne poster så den kan sendes til deltagerne som opfølgning)

 

Tillykke – I har gennemført jeres Red Dot Session!

 

Og hvad så nu?

Gruppen står nu med tilbage med en fælles forståelse af både konkrete opgaver og veldefinerede fremtidige retninger. Man har både valgt til og valgt fra.


Det er en rigtig god idé at aftale at du som leder sender et billede af den færdige poster til alle deltagere og eventuelt opsummerer opgaver, ansvar og retning i en mail.


Hvis posteren ikke indeholder følsomme ting som f.eks. afvikling af en afdeling, så find et centralt sted på kontoret/kantinen/afdelingen hvor posteren kan sidde til påmindelse for alle om hvad I lige er kommet frem til.


Sidste ting: Aftal et opfølgningsmøde hvor I kigger på posteren igen. Højst 3 måneder ude i fremtiden.